Se define como un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las maquinas, para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana. El termino automatización también se utiliza para describir sistemas no destinados a la fabricación, en los que los dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semi-independiente del control humano. En comunicaciones, aviación, y astronáutica, dispositivos como los equipos automáticos de conmutación telefónica, los pilotos automáticos y los sistemas automatizados de guía y control se utiliza para efectuar diversas tareas con más rapidez o mejor de lo que puede hacer un ser humano.
¿Cuáles son los cuidados básicos que debo tomar antes de automatizar los procesos de mí empresa?
Antes de la compra usted debe preguntarse a respecto de algunos puntos importantes:
¿De que manera la automatización contribuirá para mí empresa?
¿Mis clientes sentirán los beneficios de la nueva gestión?
¿Mí tienda irá tornarse más competitiva?
¿Hay tiempo y dinero para la actualización de los funcionarios?
¿De que manera la automatización contribuirá para mí empresa?
¿Mis clientes sentirán los beneficios de la nueva gestión?
¿Mí tienda irá tornarse más competitiva?
¿Hay tiempo y dinero para la actualización de los funcionarios?
¿Cómo escoger los equipamientos adecuados?
El secreto es establecer prioridades. Comience por las actividades que pueden ser automatizadas de forma más simple y rápida, o entonces comience por las áreas de la empresa donde las acciones son hechas todavía de manera precaria, lo que traerá, ciertamente, resultados positivos en su automatización.
Nunca se olvide de que esa maquinaria necesitará de un software (programa). En este caso usted puede adquirir un sistema listo o desarrollar un sistema específico para su empresa.
¿Cómo escoger el software de mí empresa?
Lo más común es utilizar sistemas listos que pueden venir a ser adaptados a la necesidad del profesional, sin embargo lo ideal es desarrollar un sistema propio, por lo tanto, esta es una opción de costo elevado. Sea cual sea su decisión recuérdese que es necesario tener una visión del futuro:
• Su empresa va crecer, por lo tanto el programa debe tener las condiciones necesarias para expandirse y absorber el crecimiento.
• Es importante que los softwares instalados conversen entre si, posibilitando una mayor integración.
• No abandone las prácticas manuales luego de inicio, por lo menos hasta que se tenga certeza de que el sistema funcionará 100%.
• En la compra de nuevos softwares verifique la compatibilidad con los que usted ya posee.
• Actualice sus funcionarios para que se adapten a la nueva gestión.
¿Cómo debe ser el procedimiento en la compra de nuevos equipamientos para la empresa?
Deben ser observados los siguientes ítems:
Capacidad: En la hora de la compra del equipamiento no exagere en la elección de su capacidad si las necesidades actuales y a largo plazo no le indicaren eso. Al mismo tiempo, no compre algo antiguo que no posibilite el funcionamiento del software o que venga a dar mucho problema.
Garantía de asistencia técnica: Esté atento al plazo de garantía de los equipamientos. La manutención de los equipamientos debe ser vista como una inversión, y no como un costo.
¿Cuáles son las principales tecnologías y equipamientos disponibles a los comerciantes?
Antes que el tendero piense en comprar algún equipamiento, es importante saber cuales ítems están disponibles actualmente en el mercado:
Caja registradora: Las cajas electrónicas tienen la función de registrar y totalizar las compras efectuadas. En ella, todo el proceso que ocurre entre el operador y el cliente son acompañados en el mismo momento. Además de almacenar el dinero, la máquina emite un cupón fiscal donde son listados todos los productos comprados.
PDV’s (Puntos de venta): Son computadores que actúan con la función de caja registradora, sin embargo poseen muchas ventajas en relación a la caja: tiene visores especiales, formulan totalizaciones diarias, tiene teclado propio, la cualidad de impresión es superior, poseen más funciones...
Maquinas de Rellenar cheques: es un periférico acoplado al PDV capaz de rellenar los datos por extenso en el cheque, agilizando el proceso de compra y garantizando una mayor confiabilidad.
Código de barras: Formado a partir de un conjunto de barras, el código permite el reconocimiento de productos, auxiliando en la identificación de precios e informaciones adicionales, ya que el está conectado al sistema de PDV’s del establecimiento.
Lectores ópticos: Son los responsables por la decodificación de los códigos de barra. Los sistemas más utilizados son los fijos, donde la barra pasa por un fajo de luz, y los scanners de aproximación, que permiten un movimiento mayor.
Balanzas electrónicas: Son comunes en supermercados y ferias en la parte de frutas, pues ella permite la generación de etiquetas para productos no codificados, donde hay la necesidad de pesaje para la demarcación del precio.
Transferencia electrónica de fondos: Son acoplados a los PDV’s y garantizan el pagamiento directo con tarjeta magnética, eliminando la burocracia al mantener una llamada instantánea (online) con el banco.
Cambio electrónico de datos o EDI: Posibilita una amplia integración entre todos los procesos envueltos: cajas, vendedores, abastecedores, matriz; funcionando como una especie de red online que conecta a todos los participantes envueltos.
Además de estos principales, existen centenas de equipamientos y softwares habilitados para ayudar en la gestión comercial como: computadores, terminales multimedia, diversos modelos de cajones pdvs, impresoras portátiles, pin pad’s, pos, radio moden, solución telefónica, teclados, terminales de consulta, tarjetas magnéticas personalizados, contadores de monedas, colectores de datos...
Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.
Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.
¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?
Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,
No impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Cuándo usar el EDI?
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
* Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar.
* La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.
La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
*El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
* El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel.
* El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel.
* El factor tiempo (si es crítico o no).
* El valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
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