lEy dE parEtO!

No vemos el aire, pero lo respiramos constantemente sin detenemos a pensar en lo importante y fundamental que resulta para nosotros esta acción. Como el minero que enfrascado en la búsqueda de oro no se percata que desde hace varios días está parado sobre una mina de este precioso metal. Así pasamos por la vida copándonos y hasta haciendo uso, sin percatarnos, de una ley trascendental que rige todos los fenómenos cuyo efecto o valor final es el resultado de la influencia o contribución de varias causas.

Esta ley podría expresarse de la manera siguiente:

"En todo fenómeno que resulte como consecuencia de la intervención de varias causas o factores, ordenados estos de mayor a menor según la magnitud de su contribución, se encontrará que un pequeño número de causas de la cabeza de la lista contribuye a la mayor parte del efecto, mientras que el numeroso grupo de causas restantes contribuye solamente a una pequeña parte del efecto".

Probablemente esto no sea nada nuevo, y no debe serlo porque es un fenómeno natural que está latente en nuestra existencia.

Cuando decimos: "Hay que asignar prioridades a los problemas según su importancia"; cuando hablamos de los componentes críticos, los cuellos de botella, los clientes más importantes, etc., estamos reconociendo que no todas las cosas tienen la misma importancia; que hay unos pocos vitales y muchos triviales.

Como hemos mencionado, este fenómeno se conoce desde hace muchos años, pero desgraciadamente se ha manejado sin darse cuenta del enorme valor que encierra como herramienta de análisis, como base en la toma de decisiones, como criterio para efectuar una delegación adecuada, en fin, como una varita mágica que permite a los ejecutivos convertir las cosas difíciles en sencillas, hacer posible lo que parece imposible y, en general, aumentar la eficacia de las decisiones, con todos los beneficios que esto puede implicar.

Fue precisamente Vilfreto Pareto, economista y sociólogo del siglo XIX, quien descubrió el que ahora conocemos como el principio que lleva su nombre, el cual podríamos enunciar de la siguiente manera:

"Si hacemos una lista con todas las causas que contribuyen en la obtención o aparición de cualquier efecto que nos interese analizar, ordenándolas de mayor a menor según la magnitud de la contribución de cada una, encontraremos que la importancia relativa de las primeras es tan grande en comparación con las últimas, que aproximadamente el 20 por ciento de ellas

Son responsables del 80 por ciento del efecto total y el 80 por ciento restante de causas es responsable solamente del 20 por ciento restante del efecto".

Desde luego, estos valores deben tomarse como promedios y nunca como rigurosamente exactos.

Ahora, para que podamos sacarte provecho a este principio, necesitamos satisfacer tres condiciones básicas:

1.    Estar profundamente convencidos de que es cierto.

2.    Adquirir el hábito de analizar nuestros problemas según este criterio.

3.    Tomar acción según corresponda a los pocos vitales y a los muchos triviales.

Procedimiento para la aplicación del principio de Pareto

1.    Identificar el efecto que nos interesa analizar.

2.    Hacer una lista de todas las causas que contribuyen a tal efecto, anotando el valor dela contribución de mayor a menor asignar números progresivos a cada causa.

3.    Asignar el valor de 100 por ciento al total del efecto y calcular el porcentaje relativo de la contribución de cada causa. A continuación anotar los porcentajes acumulados.

4.    Identificar los pocos vitales y tratados individualmente de una manera especial acorde con nuestro objetivo.

5.    Identificar los muchos triviales y establecer las reglas o soluciones generales a aplicar como grupo.

Ejemplos de aplicación en algunos casos comunes

Control del inventario de repuestos industriales

Todo gerente sensato conoce el elevado costo de mantener un inventado de repuestos y, por lo tanto, se preocupa por mantenerlo lo más bajo posible, pero no tan bajo que pueda producir agotamientos e interrumpir la producción por falta de un repuesto.

Desgraciadamente, es frecuente que para lograr este propósito se establezcan reglas generales y se apliquen a todos los materiales de la bodega indiscriminadamente. Por ejemplo, se establece que el total del inventario no debe ser mayor de seis semanas y se implanta un sistema de máximos y mínimos para controlar las existencias de todos y cada uno de los repuestos.

En estas condiciones, el personal involucrado tiene que repartir su atención por igual en todos los repuestos, debiendo:

_ ordenar nuevos pedidos

_ expeditar su entrega

_ solucionar problemas de calidad, etc.

Lo anterior da como resultado que algunos repuestos sean descuidados y no se tengan oportunamente, con los efectos consecuentes. Pero lo peor del caso, es que no se logra el objetivo porque de todas maneras el costo del inventario sigue siendo muy elevado.

1. Identifique el efecto que le interesa analizar. Desde el punto de vista de la producción todos los repuestos son igualmente importantes. Lo mismo puede detenerse un proceso productivo por la falta de un motor cuyo valor es elevado, que por un modesto tomillo cuyo valor es insignificante. Por lo tanto, es fundamental que cualquier sistema que se establezca garantice, dentro de los límites económicos, que no habrá agotamientos de ningún repuesto, ni de los caros, ni de los baratos.

Muy bien. Pero el efecto que nos interesa es el costo del inventado y nuestro objetivo es mantenerlo bajo. Desde ese punto de vista, debemos analizar la situación basándonos en el costo del consumo de cada repuesto en un período determinado: trimestral, semestral, anual.

1. Haga una lista de todos los repuestos que consume (usemos un período de un año); anote el costo unitario de cada repuesto y el número de unidades que consume en el año. Calcule el valor anual que representa cada uno. Esta cifra es la contribución de cada material al costo total del inventario.

2. Ordene los repuestos por su costo anual, de mayor a menor. Asigne números progresivos a cada repuesto de la lista.

3. Obtenga el costo total de los repuestos consumidos en el año y con esta base calcule el porcentaje correspondiente a cada uno, así como los porcentajes acumulados.

4. Lo anterior nos permite identificar cuáles son los materiales realmente importantes desde el punto de vista de su costo.

Conclusión

En este caso, el principio de Pareto, nos ayuda a lograr nuestro objetivo, concentrando nuestra atención en los pocos materiales "muy importantes" y manejando con amplios márgenes los muchos materiales "poco importantes", asegurando que ninguno de ellos falte cuando se le necesite y reduciendo considerablemente el valor total del inventario así como el costo de llevado.

¿Cuándo se utiliza?

· Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
· Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma sistemática.
· Al identificar oportunidades para mejorar
· Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado, área geográfica, etc.)
· Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones
· Al evaluar los resultados de los cambos efectuados a un proceso (antes y después)
· Cuando los datos puedan clasificarse en categorías
· Cuando el rango de cada categoría es importante
 
Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad.
 
Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para lograr mejoras:

· Para analizar las causas
· Para estudiar los resultados
· Para planear una mejora continua
· Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.

¿Cómo se utiliza?

1. Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el periodo de tiempo).
2. Reunir datos. La utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso.
3. Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor
4. totalizar los datos para todas las categorías
5. calcular el porcentaje del total que cada categoría representa
6. trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario - y secundario)
7. trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se calculó anteriormente)
8. de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.
9. trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100%
10. trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta)
11. dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.
12. analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”